Chính vì coi trọng văn hóa trong công ty mà nhiều công ty Nhật – nhất là những công ty lớn, thường có đợt tuyển nhân viên mới vào tháng tư hàng năm vừa để thay thế nhân viên nghỉ việc, vừa để đạo tạo cho bộ nhận người mới. Họ sẽ đưa ra nhiều quy tắc chặt chẽ, dạy nhân viên mới từ cách ứng xử cho tới cách giao tiếp qua các công việc đơn giản nhất như pha trà, quét dọn, chào hỏi, phong cách ăn mặc, phong thái…. Nói chung, tùy vào công ty sẽ có hình thức đào tạo của riêng công ty đó.
Tháng 6 - Tháng 8 là khoảng thời gian doanh nghiệp Nhật Bản bắt đầu hoạt động tuyển dụng.
Đầu tiên là các kiểu cúi người khi chào:
Cúi người khi chào là một tập quán đặc biệt của người Nhật. Có ba kiểu cúi chào, phân chia dựa vào mức độ quan hệ giữa người chào và người đối diện. Tùy vào địa điểm, thời gian và hoàn cảnh. Đầu tiên là kiểu “chào nhẹ” khi gặp khách hay cấp trên ở hành lang, đầu chỉ hơi cúi chào. Thứ hai là kiểu “chào bình thường”, cúi người thấp hơn một chút khi chào tương đối trịnh trọng. Cuối cùng là kiểu “chào lễ phép”, cúi người thấp hẳn xuống, dùng khi chào một khách trịnh trọng. Không cúi đầu mà phải để thẳng lưng và hơi gập người ở chỗ thắt lưng mới đúng phong cách người Nhật. Cách để tay của nam và nữ cũng khác nhau, nam giới để tay ở hai bên hông còn nữ giới để tay phía trước người trông sẽ trang trọng và đẹp hơn.
Thứ hai là cách ứng xử qua điện thoại.
Các công ty Nhật Bản thường có quan điểm cho rằng cách ứng xử qua điện thoại của nhân viên là một tiêu chuẩn để người ngoài đánh giá công ty, có khi còn ảnh hưởng đến sự thành bại trong công việc. Khi có điện thoại đến, phải cầm máy ngay trong vòng một, hai tiếng chuông và xưng tên công ty, không được để khách chờ. Trường hợp nếu bận công việc mà sau ba tiếng chuông mới nhấc máy thì câu nói đầu tiên là xin lỗi. Khi gọi điện thoại phải cố gắng nói ngắn gọn nội dung công việc để không làm mất thời gian của người nghe, thậm chí cần phải ghi những điều cần nói trước khi bấm số.
Thứ ba là thái độ làm việc
Nhân viên luôn phải giữ đúng hẹn, tuyệt đối không để khách chờ. Bởi vậy nhiều người Nhật có thói quen đặt đồng hồ đeo tay chạy nhanh vài phút. Việc giữ đúng hẹn còn thể hiện qua cách hẹn điện thoại trước, đến cơ quan đúng giờ, giao hàng cho khách đúng thời gian quy định. Trong khi làm việc, nhân viên trong công ty Nhật hay dùng chữ “chúng tôi” hơn là “tôi”, người Nhật quan niệm thành công là nỗ lực của cả nhóm và không ai có thể tự thành công. Họ nhấn mạnh giá trị của việc mọi người làm việc cùng nhau. Trong cách ứng xử với sếp, có thể ở Nhật, sự phân cấp giữa nhân viên và sếp là một trong những điều nổi tiếng điển hình cho văn hoá công sở Nhật Bản, nhân viên phải chú ý từ cách thức nói chuyện, cúi chào, đến ăn uống....
Thứ tư là danh thiếp
Danh thiếp rất được coi trọng khi chào hỏi làm quen lần đầu. Sau khi nhận danh thiếp, phải giữ gìn cẩn thận để thể hiện sự tôn trọng đối với người mình gặp. Không được nhét vào túi, mà phải cẩn thận cho vào sổ danh thiếp, còn lúc đang nói chuyện thì phải tạm đặt nó lên bàn. Lúc trao danh thiếp cũng phải hết sức thận trọng. Nên cầm hai góc của danh thiếp và hướng chữ về chính diện người được trao.
Thứ năm là coi trọng hình thức.
Sự coi trọng hình thức được xem là một đặc điểm thể hiện văn hóa Nhật Bản. Chú ý đến hình thức bên ngoài là phép lịch sự thể hiện việc giữ gìn phẩm chất con người, nhất là trong môi trường kinh doanh. Trang phục phù hợp với hoàn cảnh, gọn gàng, sạch sẽ ảnh hưởng quan trọng đến uy tín của cá nhân và của công ty. Trong việc giáo dục, đào tạo nhân viên, có công ty còn chú ý đến việc hướng dẫn chi tiết từ trang phục đến cách để đầu tóc, móng tay. Phương châm của người Nhật là xuất phát từ hình thức, có nghĩa là bắt đầu từ việc hoàn thiện hình thức, sau đó tiếp tục cụ thể hóa dần nội dung.
Ngoài ra, để bày tỏ lòng biết ơn về sự giúp đỡ của người khác, vào mùa hè và mùa đông trong năm, người Nhật có tập quán bày tỏ dưới hình thức tặng quà giữa năm (chugen) và quà tặng cuối năm (seibo) giữa các cá nhân và các công ty với nhau. Cách ứng xử khôn khéo, mềm mỏng, lịch sự trong công việc phối hợp với tập quán tốt đã giúp người Nhật có những thành công tuyệt vời trong kinh doanh.
